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Affecteo · Tutoriel pas à pas

Ce guide vous accompagne dans la mise en place d’un projet Affecteo, depuis la configuration initiale jusqu’à l’exploitation des résultats. Il couvre les paramètres généraux, les enseignants, les salles, les groupes, le lancement du calcul, les exports et les diagnostics, avec une explication claire de chaque notion utile.

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Pour démarrer Suivez l’ordre conseillé : config, enseignants, salles, groupes, puis lancement du calcul.
Pour aller vite Commencez avec des paramètres simples, puis affinez progressivement les contraintes.
Pour diagnostiquer Les exports techniques et les fichiers de conflits aident à comprendre pourquoi un calcul échoue ou s’écarte d’un attendu.

1) Vue d’ensemble & workflow

Le parcours recommandé suit une logique simple : définir le cadre général, renseigner les ressources, structurer les besoins des groupes, lancer le calcul, puis analyser les résultats.

  1. Définir l’ossature du planning dans config : jours, créneaux, durée, demi-journées, pause déjeuner, limites et poids.
  2. Renseigner les enseignants : identité, disponibilités, éventuelles limites quotidiennes et objectifs hebdomadaires.
  3. Renseigner les salles : capacité, équipements, accessibilité, fermetures éventuelles par demi-journée.
  4. Renseigner les groupes et leurs matières : volumes, formateur désigné, besoins de salle, jours préférés ou nécessaires, blocs.
  5. Aller sur run et lancer le calcul.
  6. Consulter les exports et les diagnostics pour vérifier la cohérence des résultats.

Conseil : commencez avec un jeu de données simple et réaliste, puis augmentez progressivement le niveau de précision des contraintes.

2) Page Projets

La page Projets sert à créer, dupliquer et sélectionner un projet d’emplois du temps. Chaque projet peut avoir ses propres jeux de données d’entrée et ses propres résultats.

  • Créer un projet : choisissez un nom simple, lisible et sans complexité inutile.
  • Dupliquer : utile pour tester des variantes sans modifier la version de référence.
  • Ouvrir : permet de basculer le contexte de travail pour éditer les données du projet sélectionné.
Idéal pour tester des variantes Données séparées par projet

3) Paramètres généraux

Cette étape définit la structure globale du planning et les règles de fonctionnement du solveur. Elle conditionne tout le reste.

Jours du planning

Indiquez les jours où des cours peuvent avoir lieu. L’ordre choisi sert de référence dans l’ensemble de la solution.

Créneaux par jour

Le nombre de créneaux par jour est un entier d’au moins 1. Il détermine la finesse du découpage quotidien.

Durée d’un créneau

Exprimée en minutes, elle sert à convertir les besoins exprimés en heures hebdomadaires en nombre de créneaux.

Demi-journées

Définissez quels créneaux relèvent du matin AM et de l’après-midi PM. Cette logique est utilisée notamment pour les disponibilités des enseignants et les fermetures de salles.

Pause de midi

  • Créneaux candidats : permettent de définir les moments potentiels du déjeuner.
  • Créneaux préférés : influencent l’objectif en favorisant certains créneaux plutôt que d’autres.
  • Mode fort : si présent dans l’interface, réserve explicitement certains créneaux au déjeuner.

Anti-trous

Le poids anti-trous agit comme une préférence de confort : plus il est élevé, plus la solution évite les séquences discontinues.

Solveur

  • Temps maximum : durée maximale accordée au calcul.
  • Workers : nombre de processus de recherche utilisés si la configuration le permet.

Égalisation hebdomadaire

  • Mode strict : impose que le volume généré corresponde exactement au besoin demandé.
  • Pénalité de manque : permet d’assouplir le strict si nécessaire, tout en pénalisant les écarts.

Salles

L’option de pseudo-salle peut être utile pour diagnostiquer un manque de capacité ou une contrainte trop forte, mais elle doit rester exceptionnelle.

À retenir : une configuration trop stricte trop tôt peut rendre le calcul infaisable, alors qu’un premier paramétrage plus progressif permet souvent d’identifier plus vite les vrais points de blocage.

4) Enseignants

La page Enseignants permet de renseigner les personnes ressources mobilisées dans les plannings.

  • Identité : nom, prénom, libellé d’affichage éventuel.
  • ID : utilisez un identifiant stable, lisible et sans espaces.
  • Disponibilités AM/PM : les créneaux d’une demi-journée indisponible ne seront pas utilisés.
  • Heures max par jour : permet de limiter ou de pénaliser les journées trop lourdes.
  • Objectif hebdomadaire : sert d’indicateur d’équilibrage.

Bon réflexe : vérifiez systématiquement la cohérence entre la disponibilité déclarée d’un enseignant et les volumes qui lui sont attribués dans les groupes.

5) Salles

La page Salles décrit les ressources physiques mobilisables par la solution.

  • ID : identifiant de salle lisible et stable.
  • Capacité : effectif maximal admissible.
  • Attributs : IT, labo, PMR, ou tout autre critère géré dans l’interface.
  • Fermetures AM/PM : permettent d’exclure certains créneaux sur certaines demi-journées.
Capacité Équipements Accessibilité

6) Groupes & matières

Le groupe

  • ID du groupe : identifiant lisible, sans ambiguïté.
  • Effectif : entier positif ou nul.
  • Formateurs éligibles : liste informative ou utile au filtrage côté saisie selon l’interface.

La matière

  • Intitulé : choisissez un nom explicite.
  • Sessions ou heures/semaine : renseignez l’un ou l’autre.
  • Formateur désigné : l’identifiant enseignant associé à cette matière.
  • Salles : requises, préférées ou interdites.
  • Jours : nécessaires ou préférés selon le niveau de contrainte souhaité.

Les blocs

  • Longueur : durée d’une séance en nombre de créneaux.
  • Nombre de blocs : nombre de séances à planifier.
  • Écart minimum : évite des placements trop rapprochés.
  • Slots déjeuner autorisés : autorise un trou de type déjeuner au sein de certaines longues séances.
  • Même salle / même formateur : verrouille la continuité dans le bloc.
  • Co-groupe : mutualise une séance avec un autre groupe.

Attention : évite les intitulés identiques pour des matières distinctes si elles ne doivent pas être interprétées comme équivalentes. En cas de doute, différencie-les explicitement.

7) Lancer un calcul

  1. Vérifiez la cohérence de config, teachers, rooms et groups.
  2. Ajustez les paramètres de calcul si l’interface le permet.
  3. Cliquez sur Lancer.
  4. Consultez ensuite le statut du résultat : infaisable, faisable ou optimal.

Conseil pratique : si le premier calcul échoue, il est souvent plus utile de relire quelques contraintes structurantes que d’augmenter immédiatement le temps de calcul.

8) Résultats & exports

Une fois le calcul terminé, plusieurs fichiers peuvent être produits selon la configuration.

  • schedule.xlsx : vue structurée exploitable par groupe ou par feuille.
  • schedule_raw.csv : liste détaillée des séances.
  • by_group.csv : vue lisible par groupe.
  • conflicts.json : synthèse des incohérences détectées.
  • solve_info.json : informations techniques sur le solveur.
  • diagnostics_windows.json : fenêtres candidates utilisées pendant le calcul.
  • Autres fichiers : selon les options actives, comme lunch_audit.csv ou balances_by_item.json.

9) Conflits & diagnostics

Les diagnostics servent à comprendre les impossibilités ou les arbitrages effectués pendant le calcul.

conflicts.json aide à repérer les causes principales : ressource manquante, jour impossible, contrainte trop forte, incompatibilité entre volume et disponibilité, ou manque de salle.

diagnostics_windows.json permet de comprendre quelles fenêtres de placement étaient réellement candidates.

Méthode recommandée : en cas de problème, corrige d’abord les contraintes dures les plus structurantes, puis relance le calcul avant d’affiner les préférences.

10) Bonnes pratiques

  • Commencer avec des poids simples, puis affiner progressivement.
  • Définir clairement les demi-journées AM et PM avant de renseigner les disponibilités.
  • Renseigner soit les sessions, soit les heures/semaine, mais éviter les doublons de logique.
  • Différencier clairement les matières si elles ne doivent pas être assimilées entre elles.
  • Utiliser la pseudo-salle surtout comme outil de diagnostic.
  • En cas d’infaisabilité, commencer par relire les jours nécessaires, les disponibilités et les volumes demandés.

11) FAQ

Que mettre pour le nombre de créneaux par jour ?

Choisissez un découpage réellement utile à votre organisation. Il doit être suffisamment fin pour refléter le terrain, sans devenir artificiellement complexe.

Faut-il activer le mode strict ?

Active-le si vos volumes sont sûrs et vos contraintes réalistes. Sinon, un mode plus souple peut aider à obtenir une première solution exploitable.

À quoi sert le maximum de séances par jour pour une matière ?

Cette limite évite de concentrer excessivement une matière sur une seule journée.

Comment gérer le déjeuner ?

Le mode souple permet de définir des créneaux candidats, tandis que les préférences influencent la qualité du résultat sans bloquer systématiquement la faisabilité.

12) Glossaire

  • Créneau : unité horaire élémentaire du planning.
  • AM / PM : matin / après-midi.
  • Bloc : unité de structuration d’une matière en séance ou groupe de séances.
  • Fenêtre : possibilité candidate de placement.
  • Cohorte / co-groupe : séance commune à deux groupes.
  • Pseudo-salle : ressource de secours utilisée comme indicateur de tension ou de manque.

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